În ultimii ani, multe companii au fost nevoite să facă mai mult cu aceleași resurse. Costurile au crescut, recrutarea a devenit mai dificilă, iar presiunea pentru rezultate a rămas aceeași.
În acest context, reflexul natural este să mărești echipa atunci când volumul de muncă crește. Mai mulți clienți? Angajezi. Mai multe proiecte? Angajezi. Mai multe solicitări? Angajezi.
Totuși, această soluție nu este întotdeauna ușor de aplicat. Specialiștii sunt mai greu de găsit, procesele de recrutare durează mai mult, iar costurile asociate unui nou angajat depășesc cu mult salariul din contract. Integrarea și formarea noilor colegi presupun, la rândul lor, timp și resurse.
De aceea, tot mai multe companii încep să își pună o întrebare diferită:
Cum putem obține rezultate mai bune cu echipa pe care o avem deja?
Productivitatea nu începe cu oamenii. Începe cu procesele.
Când discutăm despre eficiență, de cele mai multe ori ne gândim la performanța angajaților.
În realitate, multe ore de lucru se pierd nu din lipsă de implicare, ci din cauza proceselor.
Un agent de vânzări caută informații despre firme înainte de un apel.
Un specialist marketing construiește liste de prospectare și verifică manual date despre companii.
Un coleg din financiar validează furnizori și completează informații despre partenerii de afaceri.
Fiecare activitate durează doar câteva minute.
Dar repetată de zeci sau sute de ori pe lună, se transformă în ore întregi de muncă administrativă.
Ore care nu generează vânzări.
Ore care nu aduc clienți noi.
Ore care nu contribuie direct la dezvoltarea afacerii.
Costurile cresc. Timpul rămâne aceeași resursă limitată.
În ultimii ani, companiile au fost afectate simultan de mai multe provocări: creșterea costurilor salariale, deficitul de personal și nevoia de a răspunde mai rapid clienților.
În acest context, timpul a devenit una dintre cele mai valoroase resurse.
Un agent de vânzări care verifică manual 20 de firme pe zi poate petrece peste o oră doar căutând și validând informații.
Un specialist marketing poate pierde zile întregi construind și actualizând liste de companii.
La nivelul unei organizații, aceste activități aparent minore ajung să consume sute de ore anual.
Iar atunci când costurile cu personalul cresc, fiecare oră economisită contează.
Automatizarea nu mai este un moft
Mult timp, automatizarea a fost percepută ca o investiție rezervată companiilor mari.
Astăzi, lucrurile s-au schimbat.
Tot mai multe organizații caută modalități prin care să elimine activitățile repetitive și să folosească mai bine timpul echipelor.
Motivul este simplu: productivitatea nu înseamnă să muncești mai mult, ci să elimini ceea ce nu este necesar.
Companiile performante încearcă să reducă timpul petrecut cu activități administrative și să îl redirecționeze către activități care generează valoare:
-
dezvoltarea relațiilor cu clienții;
-
identificarea de noi oportunități;
-
analiza pieței;
-
luarea deciziilor de business.
Un exemplu concret: prospectarea și verificarea partenerilor
Una dintre zonele în care se pierde frecvent timp este lucrul cu date despre companii.
O echipă de vânzări care prospectează 100 de firme noi pe lună trebuie să verifice pentru fiecare companie informații precum:
-
date de identificare;
-
cifră de afaceri;
-
număr de angajați;
-
date de contact;
-
statut fiscal;
-
istoricul companiei.
La fel, înainte de a începe o colaborare nouă, multe firme verifică informații despre potențialii parteneri, furnizori sau clienți pentru a reduce riscurile comerciale.
Dacă aceste informații sunt căutate manual, în surse diferite, timpul consumat devine semnificativ.
În schimb, atunci când datele sunt disponibile într-un singur loc sau pot fi integrate automat în CRM și în aplicațiile interne, echipa poate dedica mai mult timp activităților care generează rezultate și mai puțin activităților administrative.
De aceea, tot mai multe companii caută modalități de a automatiza accesul la informațiile despre firme și actualizarea acestora în sistemele pe care le folosesc deja.
Prin soluții precum API-ul ListaFirme, informațiile despre companii pot fi preluate automat și actualizate în timp real, reducând timpul petrecut cu verificările și actualizările manuale.
Productivitatea va fi avantajul competitiv al următorilor ani
În următorii ani, diferența dintre companii nu va fi făcută doar de produse, servicii sau prețuri.
Va fi făcută și de capacitatea lor de a utiliza eficient resursele pe care le au.
Organizațiile care vor reuși să elimine activitățile repetitive și să automatizeze procesele administrative vor avea mai mult timp pentru ceea ce contează cu adevărat: clienți, dezvoltare și creștere.
Într-o perioadă în care salariile continuă să crească și recrutarea rămâne o provocare, productivitatea nu mai este doar un indicator de performanță.
A devenit un avantaj competitiv.
Iar primul pas este identificarea proceselor care consumă timp și pot fi simplificate prin tehnologie și automatizare.